top of page

תכנון וניהול זמן להשגת יעדים

מדריך מתאים במיוחד, אבל לא רק, למוזיקאים מבצעים

התקופה בה אנו חיים התברכה באפשרויות בחירה רבות הנוגעות לכל תחומי החיים - חלקן קשורות להתקדמות המהירה של אמצעי הטכנולוגיה השונים המספקים לנו מגוון פלטפורמות למפגשים וירטואלים, כמו גם לשיתוף מידע זמין, מהיר, ונגיש לכל. חלקן מבטאות את שוויון ההזדמנויות והבחירה האישית שכל אדם יכול לבצע בבואו לקבל החלטות: החיים הם כמו סדרה של צמתים ועלינו מוטלת ההחלטה בזמן אמת לאן לפנות, ולעתים קרובות אף האפשרות לסלול דרכים חדשות.

איפה הדימוי של 'צומת ההחלטות' פוגש אותנו בחיי היומיום? למעשה כמעט בכל רגע נתון. יכולת בחירה והחלטה אישית היא אמנם דבר מבורך, אך כשצצים סימני שאלה, אתגרים, בלבול או קושי לתעדף משימות בהתאם לדרגת חשיבות, נראה כאילו עצם אפשרות הבחירה אינה בהכרח לטובתנו. בנוסף לכך, בעוד שיש ערך רב לחוויה של כאן ועכשיו, לספונטניות וזרימה עם ההפתעות שהחיים מזמנים, אם נרשה לעצמנו להתנהל ללא כל תכנון מראש באופן קבוע, אנחנו עלולים לפספס דברים שחשובים לנו. מצידו השני של המטבע, החיים היום (במיוחד של צעירים בגילאי בית הספר) כל כך מלאים במחוייבויות שנקבעו מלמעלה עד שלא נשאר זמן לאינדיבידואל ללמוד איך לנהל את עצמו בעצמו. 

בחרתי להתייחס כאן באופן ממוקד לנושא של תכנון וניהול זמן אצל מוזיקאים לקראת הכנת תכנית להופעה, אך הדברים נכונים וניתנים ליישום לגבי כל אחד בכל מקצוע, עיסוק או פרויקט שדורש משמעת עצמית והתמודדות עם קבלת החלטות והתווית דרך להשגת יעדים. אפשר לדלג ישר לשלבי התכנון המעשיים אך מומלץ לקרוא וליישם גם את האלמנטים הנוגעים לסיבות ולמשמעות של העשיה עבורנו. 

לפני שניגש לעניין עצמו - הערה אחת חשובה: אף אחד לא מושלם, וחיוני להבין שהתקדמות בקצב של שני צעדים קדימה-אחד אחורה, נפילות, טעויות, התלבטויות… הם חלק טבעי מהחיים. כשאנחנו בוחנים התקדמות יש פרמטרים רבים לפנינו, והתקדמות אמיתית - כזו שגם מזמנת התפתחות אישית, היא לרוב לא עניין לינארי אלא יותר ספירלי, ולעתים היא נראית לעין רק ממבט-על כעבור תקופה משמעותית.

הפעם נעבוד סביב יעד ששמו: קונצרט. מבחינת אופי התכנון הקונצרט הינו פרויקט. פרויקט הוא דבר שעל מנת להוציאו לפועל נדרש יותר מצעד אחד, כלומר מספר משימות שעלינו לבצע, או לסמן עליהן וי, כדי להתקדם. הקונצרט, כלומר היעד שלנו (כל אחד יכול ומוזמן להתאים את היעד לצרכיו), הוא ציון דרך משמעותי המוביל להגשמת מטרה גבוהה כלשהי, המהווה חלק מחזון אישי. מייד אתייחס ביתר הבהרה למושגים אלו.  

בבואנו לקבל החלטות הנוגעות לניהול זמן (בעצם איך להתנהל בעצמנו במסגרת הזמן העומד לרשותנו) - ברגע בו אנו בוחרים אם לעשות עכשיו X או Y אנחנו לפעמים קופצים מיד לעשיה של דברים שעומדים לנגד עינינו, או במקרים רבים פשוט לחוסר עשיה. זאת משום שאנחנו לא רגילים לעצור ולהביט על הפרספקטיבה הרחבה - כלומר התמונה הגדולה, שממנה נגזרות הבחירות הנחוצות באופן שוטף, על מנת להצליח להגיע לקו הגמר באופן אפקטיבי (להצליח להשיג את מה שרצינו) ויעיל (תוך שימוש במינימום משאבים - בין אם אלו זמן, אנרגיה, כסף וכו'). 

איך זה נראה בפועל? 

​

  • מתאמנים שוב ושוב על אותו קטע ביצירה ללא תחושת התקדמות ושינוי

  • מתאמנים רק על מה שהכי קל

  • נאבקים בקטע טכני שלא מצליח ולא מבינים למה 

  • מנגנים פרק מהתחלה עד הסוף ולא מעמיקים בפרטים הקטנים

  • מזניחים יצירות/פרקים/חלקי פרקים שגורמים קושי 

  • לא מטפלים באספקטים של ארגון והפקה עד לרגע האחרון

  • מגיעים לשיעור או לחזרה בתחושת לחץ

  • מבזבזים זמן על התעסקות בתווים שהלכו לאיבוד

  • לא נעזרים במשאבים - אנושיים או אחרים, שעומדים לרשותנו

  • לא מוצאים זמן להתאמן בגלל שגרה עמוסה במטלות יותר דחופות (שיעורי בית/חוגים/עבודה)

  • מתאמנים, אבל בתדירות נמוכה שלא מאפשרת שינוי, וצוברים תסכול על חוסר התקדמות

  • בתקופות של זמן פנוי (סופשבוע, חופשה) לא מגדירים זמן לעבודה אז מאבדים קשר עם הפרויקט

  • לא מגדירים פרמטרים להתקדמות

זאת רשימה חלקית, וכולנו יכולים להזדהות עם חלק מהסעיפים. אמנם תקצר היריעה מלעסוק כאן בכולם אבל רצוי להגדיר ולהבין טוב יותר מושגים וכלים חשובים, שנוכל להשתמש בהם ליצירת תכנון מעשי ומקדם. כפי שבוודאי כבר הבנתם, תכנון הזמן והמשימות עצמן הוא בעצם סוף התהליך. לפני כן כדאי שנבהיר 5 עקרונות חשובים:

1. חזון אישי: כל דבר שאנו עושים, ובפרט מה שדורש השקעה ומאמץ, מתאים, או שלא - לחזון שלנו לגבי חיינו. החזון הוא תמונת העולם שאנו יוצרים על תחום מסויים בחיים, או על החיים באופן כללי, והוא משקף את מי שאנחנו, את הערכים שלנו, את הדברים שאנו רוצים שיהיו נוכחים בחיינו ועוד. למשל עבור מוזיקאי, חזון אישי בתחום המקצועי עשוי לכלול את השאיפה להיות אומן מבצע שחולק את אהבתו למוזיקה עם קהל במקומות שונים בעולם, ו/או עוסק בעיקר בהוראה, או בניצוח על תזמורת, או כתיבת מאמרים מוזיקולוגים על תקופה או סגנון מסוים, ועוד ועוד. אפשר להעמיק מאד ביצירת חזון אישי ולהשתמש באמצעים ויזואליים ואחרים כדי להפוך אותו למוחשי ומפורט. חזון אישי יכול להיות דינמי ולהשתנות בתקופות שונות, אך בדרך כלל הוא נשאר יציב פחות או יותר למשך תקופה ממושכת ומהווה כלי שימושי ליצירת תמונה עתידית מיטבית ומוטיבציה שמניעה לפעולה מקדמת בתחומים הרלוונטים. עבור מבוגרים נהוג לחשוב על תקופה של 5 או אפילו 10 שנים מעכשיו בניסוח ויצירת חזון. עבור ילדים ובני נוער, כדאי לחשוב על תקופה הגיונית בהתאם לגיל, של החג או העונה הבאה/כמה חודשים מראש/שנה/שנתיים.

2. מטרה גבוהה: הישג משמעותי או מצב חיים הקשורים באופן ישיר לתמונת העולם המיטבית שבחזון ומבטאים את ההגשמה שלו. למשל, עבור מוזיקאי, אחת המטרות יכולה להיות "לבצע את כל הקנטטות של באך בקונצרטים פומביים עד גיל 58". או "להיות מורה לנגינה, שמתפרנס בעיקר מהוראה פרטנית לגילאי בית ספר יסודי". או "תוך 5 שנים אצליח להתקבל להיות נגנית אבוב מובילה באחת התזמורות הנחשבות באירופה". המטרה היא כבר בעלת הגדרה מדידה יותר. אבל מכיוון שהחיים מלאים בהפתעות, איננו יכולים להבטיח את הגשמת המטרה בדיוק כפי שהיא קיימת כרגע בדמיוננו. אנחנו כן יכולים לדאוג לכך שנגדיר ונבצע צעדים חשובים שיובילו אותנו לשם הכי קרוב שאפשר. ואם לא ממש לאן שאנו מתכננים, הרי בטוח שנגיע למקום גבוה ומשמעותי יותר עבורנו מאיפה שאנו נמצאים כעת.

3. יעדים בדרך: אם למשל הגדרנו חזון של מוזיקאי המבצע את אומנותו בפני קהל כמקצוע, ואחת ממטרותיו הינה להצליח לבצע את כל הקנטטות של באך עד גיל כזה או אחר, אז קונצרט שכולל קנטטה של באך הוא אחד היעדים בדרך למטרה. למעשה העבודה לקראת הקונצרט היא חלק מההגשמה היומיומית של החזון. כשאנחנו מתכננים יעד עלינו לכלול פרמטרים מדידים, ובמקרה זה בעיקר זמן ומקום. למשל: תאריך לקיום קונצרט, איזה אולם נחוץ, גיוס מוזיקאים נוספים בהתאם לרפרטואר שנבחר, לוח חזרות, ובמקרה הצורך גם הגדרה של תקציב ורווחיות. עוד על כך בהמשך. 

4. היכרות עצמית: כאן נדרשת היכרות עמוקה של האדם עם עצמו, ואולי גם הכוונה מבחוץ אם צריך, על מנת לסלול דרך שתאפשר תנאי עבודה ולימוד מתאימים. זהו סעיף שנשען על התנסויות בעבר והרבה מודעות עצמית, ועלינו להתייחס כאן לשאלות כגון: באיזה זמן ביום הכי קל לי ללמוד ולעבוד? האם אני תמיד דוחה הכל לרגע האחרון? איך זה משפיע על רמת הלחץ שלי? האם יש לי זיכרון חזותי או שמיעתי? האם אני עובד טוב יותר בצוות או לבד? האם היומיום שלי והסביבה הפיזית (ארגון החדר, החומרים הדרושים או חלל העבודה)  מאפשרים לי לעבוד בצורה מיטבית? איזה סוג של מנוחה עלי לכלול בשגרה שלי על מנת להרגיש ולתפקד טוב? אלו ועוד שאלות נוספות נחוצות על מנת להבטיח שיתקיימו התנאים המתאימים כדי לאפשר לאדם בכל גיל לייצר עשיה מקדמת. 

5. להיות ראש גדול: חבישת כמה כובעים מקצועיים: מכיוון שאנחנו חיים בעולם אמיתי, רובנו נדרשים לתפקד בכמה מישורים כשעוסקים באמנות באופן מקצועי, וזה גם אימון טוב לחיים עבור אלו שרק מתחילים את דרכם. למה הכוונה? גם אמנים שעובדים בצמוד ליחצ"ן או מפיק צריכים להתעסק בתחומים נוספים מלבד האמנות עצמה. מוזיקאי (במיוחד עצמאי, כלומר כזה שלא עובד בעיקר כשכיר בתזמורת פעילה) צריך יכולות ארגון כדי לקבוע חזרות עם נגנים נוספים ולתאם זמני שהייה באולם, פעולות של שיווק ופרסום, יכולת לנהל תקציב ולעקוב אחרי היבטים כלכליים שונים של העסק, חשיבה מחוץ לקופסה כדי ליצור בידול בשוק המקומי, טיפול בתווים ולעתים בתלבושות, תחזוקת כלי נגינה ושמירה על הרגלי בריאות מקדמים שמאפשרים עבודה רגועה תחת לחץ, התרוצצויות ונסיעות בין מקומות שונים מבלי לקרוס, מיומנויות תקשורת עם מנהלי סדרות-קונצרטים ואמרגנים, יכולת עבודה בצוות (אנסמבל), מחויבות ללקיחת אחריות על עמידה בלוחות זמנים, הגעה בזמן לפגישות וחזרות, ועוד.

וכעת לתכנון: 

 

1. ציור מפורט של התמונה הגדולה של הפרוייקט (הקונצרט): 

כאן המקום להיכנס לכמה שיותר פרטים - ככל שנדייק כך נוכל להתאים את עצמנו ולתכנן טוב יותר. אם לא יודעים איפה להתחיל, אפשר להיעזר בשאלות פתוחות כמו מה/מתי/מי/איפה/איך. למשל: 

מה -

  • מה מסגרת הקונצרט (קונצרט מסחרי מקצועי/קונצרט תלמידים/הרצה לקראת אודיציה/אירוע משפחתי…)

  • מה המשמעות שלו עבורנו (איך זה מתיישב עם המטרה הגדולה והחזון) 

  • איך תיראה ותרגיש התוצאה הרצויה (זאת שאלה שכדאי לענות עליה וממש לדמיין את התוצאה. למשל: במהלך ההופעה בקונצרט ארגיש בנוכחות מלאה כל הזמן. אהיה בתחושה של נתינה עבור הקהל, וזה יהיה השיא של תהליך שבו התקיימה אווירת שותפות ויצירה ביני לבין המשתתפים האחרים. אדע שעשיתי כל מה שבאחריותי כדי להביא את התוצאה הטובה ביותר שאפשרית עבורי ואוכל ליהנות מכל רגע על הבמה).  

  • מה רוצים או נדרשים לבצע? כאן המקום לפרט רשימת רפרטואר והכלים הדרושים. 

מתי -

  • באיזה תאריך יתקיים הקונצרט, בין אם הוא קבוע מראש ע"י מסגרת מסויימת או שעלינו להחליט בעצמנו, זה המקום לקחת בחשבון מחויבויות ואירועים נוספים שמתקיימים סביב אותו הזמן. 

מי -

  • איזה משאבי אנוש נצטרך?

  • נגנים וזמרים נוספים, מלווה, מארגני סדרות, וכו',

  • מי הקהל שאנחנו מכוונים אליו?

איפה -

  • היכן יתקיים הקונצרט? 

  • היכן יתקיימו החזרות? 

איך -

  • האם דרושה השקעה כספית לתשלום לנגנים או לאולם? 

  • כמה חזרות ידרשו? 

  • מתי ואיך נתאם אותן? 

  • האם נדרשת הובלה של ציוד (צ'מבלו, עמודי תווים, תפאורה)... 

2. חשיבה מהסוף להתחלה - ציוני דרך צמודים לתאריכים מוגדרים מראש: כאשר כל הפרטים כבר ידועים (זה יכול להיות תהליך ממושך כי לפעמים הוא תלוי בהסכמה ותקשורת עם גורמים שונים) - זה הזמן לחשוב על העבודה הנדרשת ולייצר עוגנים של שלבי התקדמות בפרויקט. כשיש לנו תכנית עבודה, גם אם דברים לא מסתדרים בדיוק בהתאם לתכנון אפשר להתגמש ולהכניס את השינויים הדרושים. על מנת להיות ריאלים ומדוייקים, התכנון כאן נעשה מהסוף (כלומר תאריך הקונצרט) אל ההתחלה (כאן ועכשיו). בתכנון נכלול גם זמנים לטיפול בכל הפרטים הקטנים: הפקה וארגון, נגנים שותפים ופרסום. 

הנה דוגמה לתרשים זרימה אפשרי *: 

(לחצו על התמנה להגדלה)

תכנון פרויקט קונצרט.jpg

* ישנן אפליקציות חינמיות רבות לתכנון וניהול פרוייקטים. אבל גם נייר ועפרון יעשו את העבודה מצוין.

מסגרת הזמן המוצעת כאן יכולה להשתנות ולהיות מותאמת לכל גיל ורמה.

3. המנה העיקרית: תכנון משימות - נקצה זמן מראש לכל משימה: ישנם מוזיקאים בוגרים וגם צעירים שעושים זאת באופן אינטואיטיבי, אך בעולם מלא ועמוס נוכל בדרך כלל להוריד את סף הלחץ ולהיות בטוחים שכל העבודה תתבצע אם נתכנן באופן מכוון.

  • קודם כל נבלה זמן מה בנגינה והכרת היצירות, על מנת להעריך מה היקף העבודה הנדרש. תלמידים צעירים יכולים כמובן להיעזר במורה לנגינה. שלב זה תלוי ברמה ובגיל, אבל אפשר לפנות לכך בערך שבוע עד שבועיים, תלוי בתדירות הנגינה. 

  • נניח שבקונצרט יבוצעו ארבע יצירות, שתיים מהן חד-פרקיות, באחת שלושה פרקים ובאחת ארבעה פרקים. כלומר בסך הכל מדובר בתשעה פרקים. מכיוון שבמקרה הזה יש לנו כשלושה חודשים לכל התהליך, אם היינו עובדים באופן לינארי היינו יכולים להקדיש חודש לכל שלושה פרקים, או שבוע וקצת לכל פרק. במציאות זה לא עובד כך בדרך כלל, אבל הפרספקטיבה הזאת נותנת אומדן מסויים. במציאות ישנם פרקים קלים מבחינה טכנית, ואחרים שדורשים המון השקעה, ובאופן כללי נחוץ פרק זמן מסוים כדי להרגיש "בבית" עם כל תכנית שהיא מבחינת היכרות והבעה מוזיקלית ובכלל.

  • כעת נכתוב מהם הסעיפים העיקריים עליהם אנחנו רוצים לעבוד בכל יצירה או פרק. רצוי לעשות זאת לאחר שסימנו בתווים את כל הקטעים שדורשים עבודה טכנית משמעותית. לדוגמה: 

  • קונצ'רטו של ויואלדי - אלגרו: 

    • להכיר טוב את כל הפרק

    • לעבוד על חלקי 16 בתיבות 32-50.

    • לנסות ארטיקולציות שונות בכל חלקי הסולו. 

  • סונטה של טלמן - פרק ראשון: 

    • להכיר את התפקיד של הבאס. 

    • לסמן נשימות בסוף המשפטים ולעבוד על הנשימה במשפטים ארוכים.

    • ללמוד את כל הקישוטים בעל-פה. 

  • סונטה של טלמן - אלגרו: 

    • לעבוד לאט על כל הארפג'ים ולהמציא תרגילים לאצבועים במקומות הקשים.

4. עזרים לניהול אישי - יומן ותזכורות: חשוב מאוד עבור כל מוזיקאי כבר מגילאי חטיבת הביניים להשתמש ביומן. יש דרכים רבות וכלים מגוונים לשימוש מתאים ביומן, שלא ניכנס אליהם כאן. אדגיש רק שיומן בכל צורה (בין אם דיגיטלי או מנייר) יאפשר לנו לתכנן, לעקוב אחרי ביצוע והתקדמות, ובעיקר לוודא שאנו עומדים בהתחייבויות כלפי אנשים אחרים שאיתם קובעים פגישות, שיעורים וחזרות. היומן של גוגל בצירוף תזכורות לפני פגישות ואפליקציית משימות או מחברת יספיקו לגמרי למטרות אלו. 

  • לאחר שכתבנו את כל הסעיפים שנראים רלוונטיים כרגע, נסתכל על המערכת/לו"ז שלנו ונקצה זמני אימון לכל יום אפשרי בכל שבוע. אפשר לקבוע זאת לשבועיים-שלושה מראש. בנוסף, נתבונן בתרשים הזרימה הנ"ל ונשבץ ביומן תזכורות ומשבצות זמן לטיפול בפרטים חוץ-מוזיקליים שכללנו, ונכניס את זמני החזרות, אם כבר נקבעו. כל הפגישות האלו מביעות את המחויבות שלנו לפרויקט ולכן צריך לכבד אותן, בין אם מדובר באימון לבד בבית או חזרה עם מישהו אחר. 

  • נעבור לתכנון יומיומי שוטף: לפני כל סיישן אימונים נכתוב במחברת או אפליקציה את תכנון הזמן לאימון זה. לדוגמה: אם ביום ראשון יש לנו שעתיים להתאמן, נוכל לתכנן 10 דקות לחימום/תרגילים, 35 דקות לאלגרו של טלמן, 15 דקות לפרק הראשון של טלמן, 30 דקות לאלגרו של ויואלדי, 20 דקות ליצירה נוספת ועוד 10 דקות ליצירה האחרונה. אפשר להשתמש בטלפון עם טיימר כדי לוודא שנעמוד בזמנים. 

שימו לב, שדילגנו על שלב שמקובל בתכנון פרויקטים בדרך כלל - שלב הערכת הזמן שיקח להשלים כל משימה בסעיפים שנכתבו קודם. אפשר לעשות זאת, אך מנסיוני כשמדובר באימון וביצוע מוזיקה הדברים הם דינמיים; כל עוד נזכור להקצות זמן מתאים פחות או יותר לכל יצירה במחזור אימונים של שבוע-שבועיים, נוכל לאמוד את ההתקדמות ולהעריך מחדש כמה זמן נרצה להקדיש לה בהמשך. 

5. תנאים מתאימים לעשיה: עכשיו כשהכל מוכן, נעשה סקירה של התנאים הפיזים בהם אנחנו עובדים:

​

  • האם החדר מסודר, נעים ומתאים לנגינה? האם התאורה מספיקה? יש עמוד תווים/מקום ישיבה וכסא מתאים/קלסר או תיקייה לתווים כולל לתפקידים של נגנים נוספים או של המלווה? האם יש מלאי מספיק של מיתרים להחלפה?

  • בנוסף כדאי לשאול את עצמנו מה עלול להפריע להתקדמות או להצלחה (למשל מערכת שעות עמוסה מדי, חוסר תמיכה מהורים או בני משפחה אחרים, תנאים פיזיים לא מספקים, אתגרים שקשורים לביטחון עצמי או פחד קהל) ולכתוב מאגר של פתרונות אפשריים. גם כאן אפשר להיעזר במורה לנגינה או כל גורם מתאים אחר.

6. ואחרון חביב - נקודות עצירה לבקרה: השלב האחרון הוא שיבוץ של מספר עוגנים נוספים ביומן, בפרקי זמן סבירים, בהם נעצור ונביט בתמונה בכללותה. אלה יהיו הזדמנויות לבקרה עצמית ולבדיקה, האם אנו מתקדמים לפי התכנון, מה צריך לשנות או להוסיף, והאם יש מקום לבקש עזרה או לשנות דבר מה מהותי בפרויקט. שיעורי נגינה שמתקיימים באופן סדיר יכולים גם הם לשמש כיעדי ביניים למדידת התקדמות. 

לסיכום, במהלך העבודה על פרויקט כמו הכנת קונצרט, כדאי להתחבר קודם כל לסיבות שיניעו אותנו לעשיה ויתנו משמעות וערך לעבודה ולהשקעת הזמן. במקום לדלג לפעולות אימפולסיביות שלא בהכרח יובילו אותנו באפקטיביות ויעילות לתוצאות רצויות, נוכל לשרטט את המתווה הכללי של הפרויקט, ורק אז לרדת לפרטים ולתכנן משימות יומיומיות. כך נוודא שהעבודה השוטפת מתבצעת בהלימה למטרות שהגדרנו, ובמיוחד לזמן שעומד לרשותנו. בנוסף, רצוי לקחת בחשבון גם את כל הפרטים שמסביב, החל מארגון הסביבה הפיזית בצורה מיטבית, דרך תקשורת עם אנשים ששותפים לפרויקט ועד שימוש בעזרים לניהול זמן כגון יומן ותזכורות.

בהצלחה, ותהנו גם מהדרך!

טל

bottom of page